Se encarga específicamente en ayudar a conservar un adecuado y espléndido manejo de las oficinas pertenecientes a alguna compañía u organización. Hacen unas extensas diversidades de funcionalidades, ya sea, la actualización, traspaso y aglomeración de información, archivado; procedimiento de párrafos, llamadas y de correspondencia postal y electrónica.
Funcionalidades de un auxiliar administrativo
Un auxiliar administrativo se halla haciendo un trabajo en despachos u oficinas, aportando un óptimo manejo de los sistemas de información de dicha organización. Principalmente, ellos laboran bajo la supervisión de su jefe administrativo o de algún preeminente jerárquico. Entre ellas se alcanzan a encontrar aquellas que se presentan a continuación:
Realizan labores como el envío de email, sacar fotocopias a cualquier documento importante, responder el teléfono, traspasar convocatorias, recados y gestión de artículos u otros materiales.- Control y actualización de registros, cumplimentando cuestionarios o redactando notas.
- Administración de los sistemas, asegurándose que cada archivo importante se encuentre debidamente registrado y guardado.
- Gestión del personal, como, sus datos personales, el control de horas laboradas, ausencias, impuestos, entre otras.
- Funcionamiento de la contabilidad, como, preparación de cuentas y la sistematización del costo que producen las demandas de los consumidores, que acuden a la organización.
- Duplicado de párrafos y traducción de audios.
Perfil profesional
Para ser auxiliar administrativo, es necesario contar con la siguiente experiencia o al menos la mayoría de ella para realizar un trabajo eficaz.
- Organizado, coordinado y meticuloso en su trabajo.
- Perfecta lingüística, calificación y acentuación.
- Saber laborar en grupo.
- Manejar los recursos usuales de la oficina, como las computadoras, fotocopiadoras o cualquier otro artefacto de interés.
- Tratar por teléfono teniendo una reacción sumamente técnica, correcta y simpática.
Habilidades que deberá forjar un auxiliar administrativo
Conocimientos primordiales de los instrumentos ofimáticos, transcribir texto y audios emitidos por notas de voz, hoja de cálculo, bases de datos, excel y word, Capacidades expresivas, verbales y cifradas, Destrezas en informática y mecanografía.
- También es de suma importancia tener la Capacidad para realizar la siguientes adtividades:
- Gestionar el tiempo y llevar registros de la información requerida.
- Priorizar labores.
- Conservar información confidencial.
- Ser observador, prestando atención a cada detalle.
- Tomar la iniciativa.
- Síntesis y Optimización SEO.
- Trabajar bajo presión o con fecha de vencimiento.
- Conversar, hablar y redactar en inglés.
En resumen, estas capacidades, condiciones o habilidades serán solicitadas para el buen desenvolvimiento en el trabajo de oficina, así sea con el comprador, colegas, dirigentes de equipo y/o jefes de trabajo. Disponer de cada una te suministrará mayor oportunidad para apoderarse de esta labor que tanto quieres y acabar siendo un óptimo auxiliar administrativo.
Conocimientos específicos para poder ser parte del personal auxiliar administrativo
Se debe considerar que, dependiendo del entorno de especialización, es viable que se tenga que complementar la formación con otros cursos más específicos del sector. La formación continua es un aspecto clave para la optimización profesional. Esto quiere decir que, igualmente deberá tener una formación de Auxiliar Administrativo en Ofimática y ser habilidoso en la Gestión Administrativa
Objetivo de un auxiliar administrativo
El plan esencial de un auxiliar o ayudante administrativo es dar el apoyo elemental y/o anticipada para la fluidez en la zona de trabajo, mediante las medidas preventivas como, lo son llevar al día los trámites requeridos, agendar las reuniones/actividades por hacer o presentar, eludir la acumulación de trabajo, preservar un ambiente de trabajo positivo y amigable, sin ningún tipo de estrés de modo que, ofrezca más mayor productividad.
Cualquier comercio, negocio, compañía u organización requerirá de alguien particular que ofrezca su ayuda en la administración y facilidad en el trabajo o en la oficina. Por ello, se contratan auxiliares administrativos. Dichos expertos se delegan en hacer las labores administrativas, como, sacar copias, atender denominadas llamadas de los consumidores, escribir, archivar y comprobar documentos, coordinar reuniones de trabajo, entre otras funcionalidades.