Recepcionista

Un recepcionista se encarga específicamente de proporcionar un buen y cordial saludo a las personas o a cualquier tipo de visitas. Por ende, son los que atienden a los invitados una vez que llegan a algún sitio y responden detenidamente cada una de sus preguntas. Generalmente, su sitio de trabajo se visualiza de forma sentada detrás de una recepción o parada al frente de una repisa.

Funcionalidades que cumplen un recepcionista

La primordial funcionalidad es recibir al público por su llegada a la recepción del lugar de trabajo. Sus funcionalidades dependen del puesto de trabajo u otro y guiándose detenidamente por la organización en la cual laboran. Ya sea, un departamento, un hospedaje, un hospital, una clínica odontológica, un edificio público, inclusive, un salón de belleza o un centro de descanso. Sea cual sea el entorno de trabajo un recepcionista se deberá adaptar a las funciones o las necesidades del mismo.

A continuación, se detallan estas funcionalidades:

  • Atender a los visitantes

Esto hace énfasis en que el recepcionista se ocupa de saludar a los visitantes de forma adecuada, establecer las necesidades del visitante de forma profesional, conservar el registro de visitas. Como también, se encarga de dirigir de forma correcta a las personas y de aportar la información necesaria del trabajo realizado al dueño del sitio en caso de alguna ausencia en la recepción.

  • Contestar llamadas

Se encargan de contestar y redirigir las llamadas entrantes a la persona solicitada dentro de la empresa de manera educada y apropiada, manejar las consultas y suministrar información adecuada.

  • Gestionar el correo y las RRSS

La administración de los correos se enfoca en ordenar y repartir los mensajes electrónicos entrantes. Organizar cada una de las entregas y salidas de mensajería. Y más ahora con el avance de las nuevas tecnologías, una de las funcionalidades se enfoca en manejar las redes sociales de dicha organización.

  • Manejar la seguridad

Por medio del punto céntrico de su trabajo puede observar las personas que entran, pasan por las puertas de recepción y salen. Organiza los pases de visitantes si la organización lo requiere, reportar actividades sospechosas en caso de suceder.

  • Ocupaciones financieras

Se encarga de controlar y examinar exclusivamente los pagos realizados, en su zona de trabajo.

Paralelamente, aparte de atender y responder las dudas e inquietudes de los visitantes correspondiente a su zona de trabajo, pueden realizar otras funcionalidades las cuales, se presentan varias de ellas a continuación:

  • Reservar las salas de reuniones.
  • Categorización, envío de cartas y correspondencia.
  • Llevar uniforme si así lo requiere su zona de trabajo.
  • Agendar citas, elaborar facturas, cobrar y contestar preguntas desarrolladas por teléfono o correspondencia electrónica.
  • Proporcionar información requerida por los visitantes, responder las consultas de modo, cara a cara, por teléfono o email.
  • Distribuir o señalar a los visitantes un asiento específico, de modo que, puedan esperar tranquilos y calmados, hasta que llegue el turno de su cita, o en su defecto, se encuentre disponible la persona a la que vinieron a ver.
  • Ciertos recepcionistas ofrecen a los visitantes alguna bebida como agua, té y café.
  • Tienen la posibilidad de encargarse de conservar ordenada su sitio de trabajo.

 

Perfil profesional

Para ser un recepcionista, se debería tener:

  • Aspecto llamativo y elegante.
  • Reacción amable, eficiente y servicial.
  • Gran capacidad comunicativa, incluyendo lenguaje claro y profesional al telefono, en persona o por correo electrónico.
  • Buenos dotes de organización.
  • Capacidad para manipular equipos de oficina como, fotocopiadoras y centralitas telefónicas.
  • Saber algún idioma externo.
  • Habilidades organizativas.
  • Conocimientos en temas de contabilidad.
  • Destrezas en equipos informáticos.
  • Gestionar pagos realizados con dinero en efectivo, tarjetas de crédito y débito.
  • Ofrece a los visitantes información oportuna y esencial.