Un recepcionista se encarga específicamente de proporcionar un buen y cordial saludo a las personas o a cualquier tipo de visitas. Por ende, son los que atienden a los invitados una vez que llegan a algún sitio y responden detenidamente cada una de sus preguntas. Generalmente, su sitio de trabajo se visualiza de forma sentada detrás de una recepción o parada al frente de una repisa.
Funcionalidades que cumplen un recepcionista
La primordial funcionalidad es recibir al público por su llegada a la recepción del lugar de trabajo. Sus funcionalidades dependen del puesto de trabajo u otro y guiándose detenidamente por la organización en la cual laboran. Ya sea, un departamento, un hospedaje, un hospital, una clínica odontológica, un edificio público, inclusive, un salón de belleza o un centro de descanso. Sea cual sea el entorno de trabajo un recepcionista se deberá adaptar a las funciones o las necesidades del mismo.
A continuación, se detallan estas funcionalidades:
- Atender a los visitantes
Esto hace énfasis en que el recepcionista se ocupa de saludar a los visitantes de forma adecuada, establecer las necesidades del visitante de forma profesional, conservar el registro de visitas. Como también, se encarga de dirigir de forma correcta a las personas y de aportar la información necesaria del trabajo realizado al dueño del sitio en caso de alguna ausencia en la recepción.
- Contestar llamadas
Se encargan de contestar y redirigir las llamadas entrantes a la persona solicitada dentro de la empresa de manera educada y apropiada, manejar las consultas y suministrar información adecuada.
- Gestionar el correo y las RRSS
La administración de los correos se enfoca en ordenar y repartir los mensajes electrónicos entrantes. Organizar cada una de las entregas y salidas de mensajería. Y más ahora con el avance de las nuevas tecnologías, una de las funcionalidades se enfoca en manejar las redes sociales de dicha organización.
- Manejar la seguridad
Por medio del punto céntrico de su trabajo puede observar las personas que entran, pasan por las puertas de recepción y salen. Organiza los pases de visitantes si la organización lo requiere, reportar actividades sospechosas en caso de suceder.
- Ocupaciones financieras
Se encarga de controlar y examinar exclusivamente los pagos realizados, en su zona de trabajo.
Paralelamente, aparte de atender y responder las dudas e inquietudes de los visitantes correspondiente a su zona de trabajo, pueden realizar otras funcionalidades las cuales, se presentan varias de ellas a continuación:
Reservar las salas de reuniones.- Categorización, envío de cartas y correspondencia.
- Llevar uniforme si así lo requiere su zona de trabajo.
- Agendar citas, elaborar facturas, cobrar y contestar preguntas desarrolladas por teléfono o correspondencia electrónica.
- Proporcionar información requerida por los visitantes, responder las consultas de modo, cara a cara, por teléfono o email.
- Distribuir o señalar a los visitantes un asiento específico, de modo que, puedan esperar tranquilos y calmados, hasta que llegue el turno de su cita, o en su defecto, se encuentre disponible la persona a la que vinieron a ver.
- Ciertos recepcionistas ofrecen a los visitantes alguna bebida como agua, té y café.
- Tienen la posibilidad de encargarse de conservar ordenada su sitio de trabajo.
Perfil profesional
Para ser un recepcionista, se debería tener:
- Aspecto llamativo y elegante.
- Reacción amable, eficiente y servicial.
- Gran capacidad comunicativa, incluyendo lenguaje claro y profesional al telefono, en persona o por correo electrónico.
- Buenos dotes de organización.
- Capacidad para manipular equipos de oficina como, fotocopiadoras y centralitas telefónicas.
- Saber algún idioma externo.
- Habilidades organizativas.
- Conocimientos en temas de contabilidad.
- Destrezas en equipos informáticos.
- Gestionar pagos realizados con dinero en efectivo, tarjetas de crédito y débito.
- Ofrece a los visitantes información oportuna y esencial.